Sistemas integrados de gestión – 1ra edición (Edición en Español)eBook
Bajo las normas ISO

SOBRE LOS AUTORES

Jaime Alfonso Arciniegas Ortiz

Máster en Investigación y Docencia Universitaria con énfasis en Ciencias Administrativas y Económicas. Especialista en Investigación y Docencia Universitaria, en Gestión de Talento Humano por Competencias, en Pedagogía de la Recreación Ecológica, en Informática y Telemática. Posgrado en Economía Bancaria y Gestión de Instituciones Financieras. Economista. Estudiante del Doctorado en Administración – DBA, candidato a Doctor en Ingeniería Área Industrial, con interés y amplios conocimientos en los modelos de gestión integral basada en dinámica de sistemas.

Profesor asociado del programa de Ingeniería Industrial, investigador del Grupo PIT (Producción, Innovación y Tecnología) de la Universidad Militar Nueva Granada, con experiencia y conocimientos profesionales en dirección de empresas en el sector real de la economía por más de tres décadas y docente durante más de dos décadas en diferentes y prestigiosas instituciones de educación superior. Autor de libros de gestión del talento humano en las organizaciones, comercio internacional, sistemas de gestión la calidad, negocios internacionales, transferencia tecnológica, producción más limpia y guía de Incoterms 2020, entre otros.

TABLA DE CONTENIDO

Introducción

Capítulo I. Normalización
1.1 ¿Qué es norma?
1.2 Normas técnicas
1.3 Tipos de normas técnicas
1.4 Evolución histórica de la normalización
1.5 ¿Qué es la normalización?
1.6 Objetivos de la normalización
1.7 Funciones de la normalización
1.8 ¿Qué se normaliza?
1.9 ¿Para qué se normaliza?
1.10 Niveles de normalización
1.10.1 Internacional
1.10.2 Regional
1.10.3 Nacional
1.10.4 Asociación o privados
1.10.5 Empresa
1.11 Aportes de la normalización
1.12 Beneficios de la normalización
1.12.1 Para el país o región
1.12.2 Para usuarios y consumidores
1.12.3 Para industrias
1.13 Ventajas de la normalización
1.13.1 Para los fabricantes
1.13.2 Para los consumidores
1.13.3 Para el país y la administración

Capítulo II. Sistemas de gestión
2.1 Generalidades
2.1.1 Sistema
2.2.2 Calidad
2.2 Evolución histórica
2.3 ¿Qué es un sistema de gestión?
2.4 Sistema de gestión y sistema integrado de gestión
2.4.1 Normas para integrar un sistema de gestión
2.4.2 Pasos para integrar un sistema de gestión
2.5 Elementos presentes en un sistema integrado
2.5.1 Problemas
2.5.2 Partes interesadas
2.5.3 Alcance
2.5.4 Manejo
2.5.5 Liderazgo
2.5.6 Planificación
2.5.7 Apoyo
2.5.8 Operación
2.5.9 Evaluación de desempeño
2.6 Tipos de sistemas y sus objetivos
2.7 Mapa de procesos
2.7.1 Tipos de mapas de procesos
2.7.2 Símbolos de mapa de procesos
2.7.3 Uso del mapa de procesos
2.7.4 Importancia de los mapas de procesos en un sistema de gestión

Capítulo III. Sistemas integrados de gestión
3.1 Generalidades
3.1.1 Estructura de los SIG
3.1.2 Beneficios de los SIG
3.2 Planeación estratégica
3.3 Fases de diseño e implementación
3.3.1 Misión
3.3.2 Visión
3.3.3 Valores
3.3.4 Matriz axiológica
3.3.5 Objetivo del SIG
3.3.6 Meta
3.3.7 Política
3.3.8 Procesos
3.3.9 Matriz Ishikawa
3.3.10 Matriz BCG
3.3.11 Matriz PEEA
3.3.12 Matriz DOFA
3.3.13 Matriz estrategia principal
3.3.13.1 Estrategias
3.3.13.2 Indicadores de gestión
3.4 Plantilla gráfica de la implementación
3.5 Pasos para la implementación
3.6 Nomenclatura de los documentos
3.7 Lista de vitrificación / Chekclist
3.8 Software / Aplicación
3.9 Audiovisuales

Capítulo IV. Manual de sistemas integrados de gestión
4.1 Objetivos
4.1.1 General
4.1.2 Específico
4.2 Alcance y campo de aplicación
4.3 Términos y definiciones
4.4 Fases de diseño e implementación
4.4.1 Direccionamiento estratégico
4.4.2 Estructuración
4.4.3 Diseño documental
4.5 Presentación de la entidad
4.5.1 Factores internos
4.5.2 Factores externos
4.6 Gestión por procesos
4.6.1 Insumos – Productos
4.6.2 Plataforma estratégica
4.7 Partes interesadas
4.8 Sistema integrado de gestión – estructura general
4.9 Compromiso de la alta dirección
4.10 Política y propósito del sistema integrado de gestión
4.11 Responsabilidad y auditoría
4.12 Modelo de operación por procesos
4.12.1 Nivel estratégico
4.12.2 Nivel misional
4.12.3 Nivel de apoyo
4.12.4 Nivel de evaluación
4.13 Productos institucionales
4.14 Gestión integral del riesgo
4.15 Evaluación y mejora
4.16 Mapa de procesos
4.17 Software / aplicación

Capítulo V. Sistema de gestión documental
5.1 Definiciones y conceptos
5.1.1 Software de gestión documental
5.1.2 Subsistema interno de gestión documental
5.2 Sistemas de información
5.2.1 EDMS
5.2.2 ECM
5.2.3 ECM
5.3 Implementación de un sistema de gestión documental
5.3.1 Aspectos relevantes
5.3.2 Procesos a implementar

Capítulo VI. Sistema de gestión de calidad
6.1 Historia y aspectos relevantes
6.2 Definiciones
6.3 Tipos de procesos
6.4 Fases de diseño e implementación
6.5 Manual y el SIG
6.5.1 Los modelos de gestión y el enfoque basado en procesos
6.5.2 Principios de la gestión por procesos
6.5.3 ISO 9001: el principio de gestión del enfoque basado en procesos
6.5.4 El enfoque basado en procesos en la norma ISO 9001: 2015
6.5.5 El enfoque basado en procesos en la norma ISO 14001
6.5.6 Los fundamentos del enfoque basado en procesos
6.5.7 Mejoramiento continuo
6.6 Ciclo PHVA: herramienta de gestión
6.7 Gestión basada en procesos para la consecución de los objetivos
6.7.1 ¿Cómo enfocar un sistema de gestión a procesos?
6.7.2 Control de documentos
6.7.3 Obligaciones y responsabilidades
6.7.4 Paso a paso para la implementación de un sistema de gestión por procesos
6.8 Software para un sistema de gestión de procesos
6.8.1 Para usuarios analistas empresariales
6.8.2 Para usuarios desarrolladores
6.8.3 Para usuarios finales
6.8.4 Para la empresa
6.8.5 Manual de manejo de Bonitasoft

Capítulo VII. Sistema de gestión medioambiental
7.1 Definiciones, historia y aspectos relevantes
7.2 Fases de implementación
7.2.1 Fase 1: Definición de la política ambiental y planificación
7.2.2 Fase 2: Implantación
7.2.3 Fase 3: Seguimiento y verificación
7.2.4 Fase 4: Revisión
7.3 Obligaciones y responsabilidades
7.3.1 Responsabilidades dirección general
7.3.2 Responsabilidades de los colaboradores
7.3.3 Responsabilidades de funcionarios y contratistas
7.4 Plantilla / gráfica / mapeo
7.5 Pasos para implementar un sistema de gestión medioambiental
7.5.1 Evaluación inicial
7.5.2 Identificación de factores de riesgo ambiental
7.5.3 Política y objetivos
7.5.4 Plan de trabajo
7.5.5 Programa de capacitación y comunicación
7.5.6 Operación
7.5.7 Asignación de funciones y responsabilidades
7.5.8 Control operacional
7.5.9 Verificación del sistema de gestión ambiental
7.5.10 Seguimiento y medición
7.5.11 Acciones preventivas o correctivas
7.6 Control de los documentos
7.7 Lista de verificación / Checklist
7.8 Auditorías internas
7.8.1 Auditoría de cumplimiento legal
7.8.2 Auditoría general del sistema
7.9 Revisión por la dirección
7.10 Software de aplicación

Capítulo VIII. Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo
8.1 Definiciones, historia y aspectos relevantes
8.2 Fases de diseño e implantación
8.3 Obligaciones y responsabilidades
8.3.1 Responsabilidades de la dirección general
8.3.2 Responsabilidades del coordinador del grupo de talento humano
8.3.3 Responsabilidades de funcionarios y contratistas
8.3.4 Obligaciones de los empleadores
8.3.5 Obligaciones de las ARL
8.4 Mapeo
8.5 Elaboración de la documentación SG-SST
8.5.1 Promoción y elección de candidatos
8.5.2 Hoja de inscripción de los candidatos
8.5.3 Formato para votos
8.5.4 Comité paritario (acta de apertura)
8.5.5 Acta de cierre de votaciones comité paritario
8.5.6 Acta de reunión
8.5.7 Formato entrega EPI (elementos de protección individual)
8.5.8 Indicadores SG-SST
8.6 Pasos para implementar SG-SST
8.6.1 Evaluación inicial del SG-SST
8.6.2 Identificación de peligros, evaluación y gestión
8.6.3 Política y objetivos de SG-SST
8.6.4 Plan de trabajo anual del SG-SST
8.6.5 Programa de capacitación en inducción en SST
8.6.6 Prevención y preparación de respuestas ante emergencias
8.6.7 Reporte de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales
8.6.8 Criterios para la adquisición de bienes o contratación de servicios con las disposiciones del SG-SST
8.6.9 Medición y evaluación de la gestión de SST
8.6.10 Acciones preventivas o correctivas
8.7 Control de documentos
8.8 Lista de verificación / checklist
8.9 Auditorías internas
8.10 Revisión por la dirección
8.11 Software

Capítulo IX. Sistema de gestión de responsabilidad empresarial
9.1 Aspectos relevantes y definiciones
9.1.1 Historia de responsabilidad social empresarial
9.1.2 Historia de la responsabilidad social universitaria
9.2 Fases de diseño e implantación del sistema de gestión de la responsabilidad
9.2.1 Secuencia lógica de las fases para la RSE y la RSU
9.2.2 Diagnóstico de la empresa (situación actual)
9.2.3 Factores que se destacan del sistema de gestión de responsabilidad social (RSE y RSU)
9.2.4 Planear
9.2.5 Hacer
9.2.6 Verificar
9.2.7 Actuar
9.3 Obligaciones y responsabilidades
9.3.1 Obligaciones del empresario
9.3.2 Responsabilidades según la ISO 9000
9.3.3 Responsabilidades según la ISO 14000
9.3.4 Obligaciones según la ISO 26000
9.4 Implementación del manual SG de la RSE
9.4.1 Planeación del trabajo
9.4.2 Organización de trabajo
9.4.3 Recopilación de información
9.4.4 Análisis de información
9.4.5 Integración de los aparatos del manual
9.4.6 Elaboración del anteproyecto
9.4.7 Revisión y adecuación del anteproyecto
9.4.8 Integración y validación del manual
9.4.9 Divulgación del manual
9.4.10 Revisión y actualización del manual
9.5 Documentación del sistema de gestión
9.6 Pasos a seguir a la implementación de la RSE y la RSU en la empresa
9.6.1 Realizar una inducción preliminar al tema
9.6.2 Definir el sector al que pertenece y si son varios escoger el de consumo
9.6.3 Definir grupos de interés
9.6.4 Identificar todas las actividades de la RSE que la empresa ya realiza
9.6.5 Establecer monto adecuado para las inversiones
9.6.6 Grupos de interés
9.6.7 Establecer el público objetivo idóneo
9.6.8 Zona de operación
9.6.9 Definir tipo de acción a implementar
9.6.10 Realice un plan
9.6.11 Someta el plan de aprobación
9.6.12 Involucrar a todas las áreas de la organización
9.6.13 Medir desempeño
9.6.14 Controlar y evaluar desempeño
9.6.15 Presente y comunique los resultados
9.7 Formato de control
9.7.1 Formato de control para implantar el Sistema de Gestión de laResponsabilidad Social Empresarial (RSE) o la Responsabilidad Social Universitaria (RSU)
9.7.2 Empresa (valores, objetivos, ética)
9.7.3 Empresa (estructura contable)
9.7.4 Empresa (entornos laborales)
9.7.5 Empresa (sociedad)
9.7.6 Empresa (situación del mercado)
9.7.7 Empresa (medioambiente)
9.7.8 Ejemplo del formato de control para evaluar el sistema de la RSE o la RSU
9.7.9 Interpretación de los resultados
9.8 Software de aplicación de responsabilidad social
9.8.1 Guía para entendimiento del software
9.9 Audiovisual

Capítulo X. Auditorías internas y normas ISO
10.1 ¿Qué es una auditoría? Gestión de programa de auditoría: objetivos, alcance y criterios
10.2 Diferencias entre auditoría interna y auditoría externa
10.2.1 Auditoría interna
10.2.2 Auditoría externa
10.3 Beneficios y características de una auditoría interna
10.4 Beneficios y características de auditorías externas
10.4.1 Beneficios de las auditorías externas
10.4.2 Características de las auditorías externas
10.5 Sobre la norma ISO 19011
10.6 Funcionamiento norma ISO 19011
10.7 Cómo facilita la ISO el proceso de auditoría
10.7.1 Auditoría interna (primera parte)
10.7.2 Auditoría externa (segunda y tercera parte)
10.8 Beneficios de la ISO 19011
10.9 Requisitos de la norma ISO 19011
10.10 ¿Cómo se realiza una auditoría externa? (planeación, roles, responsables)
10.11 Auditoría interna
10.11.1 Objetivos
10.11.2 Planificación
10.11.3 Ejecución
10.11.4 Informe
10.12 Auditoría para sistema de gestión
10.13 Auditoría para sistemas integrados de gestión
10.14 Norma ISO 9001 – Auditorías de calidad
10.14.1 Tipos de auditorías de calidad en la ISO 9001
10.14.2 Cómo se lleva a cabo una auditoría de calidad en la ISO 9001
10.14.3 Beneficios de la auditoría de calidad
10.15 Términos y definiciones
10.16 Diagrama de flujo proceso de auditoría
10.17 Procedimiento para la realización de una auditoría interna
10.17.1 Lineamientos para la coordinación de las auditorías
10.17.1.1 Selección de los auditores internos
10.17.1.2 Cuidado profesional
10.17.1.3 Asignación y programación de auditores internos
10.17.1.4 Definición y socialización de alcance y directrices
10.17.1.5 Elaboración y aprobación del plan general de auditoría
10.17.1.6 Comunicación del plan general de auditoría
10.17.2 Lineamiento para la ejecución de las auditorías
10.17.2.1 Recopilación, revisión y análisis de la documentación
10.17.2.2 Técnicas para obtener evidencias
10.17.2.3 Reunión de apertura
10.17.2.4 Desarrollo de la auditoría
10.17.2.5 Características, clasificación y redacción de hallazgos
10.17.2.6 Reunión de cierre
10.17.3 Aspectos para la elaboración y presentación del informe de auditoría
10.17.4 Informe de conclusiones generales de las auditorías internas al SIGEPRE
10.17.5 Evaluación de auditores internos
10.17.6 Auditorías internas a la Oficina de Control Interno
10.17.7 Seguimiento y verificación de la Oficina de Control Interno
10.17.8 Requisitos técnicos
10.18 Procedimiento para la realización de una auditoría externa
10.18.1 Propósito de la auditoría
10.18.2 Planeación estratégica
10.18.3 Fases del proceso de auditoría
10.18.3.1 Fase de planeación de la auditoría
10.18.3.2 Fase de ejecución de la auditoría
10.18.3.3 Fase de informe de la auditoría
10.18.3.4 Cierre de la auditoría y publicación de resultados
10.18.3.5 Plan de mejoramiento
10.18.4 Acciones posauditorías y evaluación del proceso auditor
10.18.4.1 Resumen ejecutivo
10.18.4.2 Emitir opinión del equipo logrado
10.18.4.3 Emitir opinión del equipo por lo no logrado
10.18.4.4 Recomendaciones para futuras auditorías
10.18.4.5 Autoevaluación de desempeño
10.18.5 Administración del proceso del auditor
10.18.5.1 Administración documental y papeles de trabajo
10.18.5.2 Aseguramiento de la calidad
10.19 Diferencia entre auditorías internas y externas
10.20 Anexo de software selectivo
Referencias
Acerca del autor